给美国大学发咨询邮件需要注意些什么?

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【导读】：给大学方面发邮件是每个美国留学的同学都避免不了的事情，不管是在申请阶段、录取阶段还是已经就读。那么怎样通过邮件清楚地表达自己的诉求并且给收件方留下好印象呢?下面的这几个方面就是你需要注意的了。

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给大学方面发邮件是每个美国留学的同学都避免不了的事情，不管是在申请阶段、录取阶段还是已经就读。那么怎样通过邮件清楚地表达自己的诉求并且给收件方留下好印象呢?下面的这几个方面就是你需要注意的了。

1.给美国大学发咨询邮件时的注意事项一：Email的主题(subject)不要不填，也不要太长

很多同学发邮件的一个不好习惯就是不填主题(subject)，对于美国大学录取办公室的人来说，在大量的咨询邮件中，这样一封没主题的邮件是很容易被忽略的掉的。

但是，邮件的主题也不宜长，要尽量用最简短的语言概括邮件的主题。如果有紧急的事情，建议使用urgent，help之类的短语，简洁但很显眼。

2.给美国大学发咨询邮件时的注意事项二：要注意称呼马上咨询>>>

在发邮件前，首先要确定学校官网给的联系信息上有没有给出联系人的名字。如果有，强烈建议直接以该联系人姓名代替泛泛的“Dear Sir or Madam”。如果学校没有提供，那么，最好使用上面提到的“Dear Sir or Madam”这样的称呼，或者用“To Whom It May Concern”。

在此，小编温馨提醒：有些同学平时发邮件可能不喜欢写称呼，在给美国大学发咨询邮件的时候，可不能不写称呼，这是极不礼貌的。

3.给美国大学发咨询邮件时的注意事项三：邮件正文要条理清晰

想想也知道在每年的申请旺季，美国大学录取办公室的邮箱每天都会收到很多的咨询邮件，对于回邮件的小秘来说，他们根本不会在一封邮件上花费太长的时间，所以，同学们的邮件一定要做到逻辑清晰，条理清楚，一些中国式的客气用语可以不用，并且要做到用最短的语言清楚明了的表达自己的意思。

在邮件中，要交代问题的背景后再罗列出问题。比如，在填写申请表的时候，遇到了某个不知道怎么填写的地方，那么，在写邮件时就要写明自己是一名中国学生，正在申请贵校的某某专业，在填写申请表的时候发现了某个地方不知道如何填写，而不能是一开篇就问学校某某地方应该怎么填写。因为，即使是学校招生办的人，也并不对申请表中的所有题目都了如指掌而做到一看到你的问题就知道是来自哪里的。

另外，在提问时，要从最紧要的问题开始，一封邮件最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理，不要重复，记得要具体一点，不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。

4.给美国大学发咨询邮件时的注意事项四：收到回复后要表示感谢

美国大学录取办公室的小秘们回复邮件的速度还是挺快的，一般在他们收到邮件的当天就会有回复(因为时差，我们收到回邮时都在第二天了)。而我们同学们在收到回复之后，不管有没有用最好都回信表示感谢。

另外，如果之前没有有没有说清楚的地方，可以继续深入探讨。在回复邮件时，最好直接点“回复”键，这样原文会在下面引用，可以让对方知道你已经收到回复，更重要的是，把原文引用在下面可以有助于他回忆起你的情况。

看了上面的几项，你是否有思路了呢?说完了什么样的邮件讨人喜欢，再说说什么样的邮件给人较差的观感吧。即使是最nice的教授或领导，面对堆积如山的email，由于时间有限，他也只能有选择性地回复一部分。所以今天我们探讨的关键就是，如何成为被教授选中的那一部分!以下是几种从他人的角度出发，你的email被“刷掉”的原因：

1. 你没有考虑到我的时间安排

错误例子：“I’d love to get your thoughts on this presentation before my meeting today.”(我希望您能在我今天上台之前给我的报告一些建议。)

当教授看到这封邮件的时候，或许他的第一想法是“可以啊”，然而当他打开附件，才发现你给他发了一份65页的报告，而且还需要今天就给你答复——如果你是他，你会怎么做呢，应该也是直接忽视了吧?

因为这样的请求，完全没有考虑到对方的情况，是不切实际的;就算教授再热情友善，想要帮助一名国际学生，他也不可能清空其他日程，抽出时间紧急帮你过一遍这份报告;反之，你甚至会给他留下一个“不考虑他人安排”、“不提前做好打算”的坏印象;于是，你将来毕业求职、申请研究生还想要找他写推荐信的话，他“say yes”的可能性就很低了。

正确例子：“I’d love to get your feedback on my 65-page presentation before next Friday. I know that’s a lot to read, so let me know when it would be a good time for me to send it over.”(在下周五之前，我这里有一份65页的报告需要一些建议。我知道阅读量很大，所以请让我知道什么时候发给您比较合适。)

总结：一定要给足对方考虑的时间，展现出你care对方的时间安排，不要一味只顾表达自己的需求。

2. 我不知道你到底想要什么 马上咨询>>>

错误例子：“Here’s my presentation for next week.”(这是我下周的报告。)

很多同学想要教授给自己的报告或者essay一些建议，于是就直接把文件添加在附件中，仅仅在正文中提了一下附件是什么，其他啥也不说。

也许教授见多识广，大概也能揣测到你是想要一些建议，但是你没说啊——那么他也不会“自作多情”地就着手开始看你的文件，这封邮件便只能永远躺在收件箱里了;因为大家的时间都很宝贵，他没有那么多功夫去揣测你到底是不是真的要一些建议——而建议也分很多种，他也不知道你需要的是哪方面的建议：是对整体结构的?还是立意?是不知如何开头，还是没有头绪要如何收尾?

正确例子：“Here’s my presentation for next Friday. I’d love your expertise in choosing the appropriate way of ending it based on the contents in the body. Let me know if you have any ideas!”(这是我下周五的报告，根据主题部分涉及的内容，我需要您基于您的专业知识给我的收尾方式一些建议;如果您有任何想法都可以告诉我!)

总结：每一封邮件都需要把目的表达清楚，并且明确告诉对方下一步是什么，而不是把“揣测”的责任推给收件人。

3. 我不知道我为什么收到这封邮件

错误例子：你发了一封邮件给你的领导，然后cc(抄送，类似于微博的@)了同一个部门里所有其他工作人员，但是没有提及cc的原因。

你在一个学生会的部门工作，或者你在一家公司实习，在兴高采烈地完成了一份报告后，你发给了你的领导并且cc了同部门的所有人;你cc的原因可能并不是想要你的同事们给你一些建议，只是希望让大家熟悉你的工作进度，尤其是有一些同事接下来的工作会和你的报告内容有关联，需要掌握其中的一些数据。

但是，每个人每天处理email的时间十分有限，你不加说明的抄送，如果他们不仔细阅读和分析的话只会一脸懵逼，这将极大影响他人的工作效率，对于一个组织来说是很致命的。

正确例子：你应该把cc每个人的原因说清楚，即使这个原因只是“现阶段希望你关注一下目前的进度”，你也要明确提到。

总结：当你发出一封邮件时，不能想当然地假设所有人都知道为什么会收到这封邮件，而作为发送者——你是最清楚的，于是你有责任让每个人知道这封邮件是干啥的。

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